Här hittar du de rutiner som du som utförare i Sollentuna kommun behöver följa. 

Nya kontaktuppgifter, byte av verksamhetschef och IVO-tillstånd

Om du som chef har fått nya kontaktuppgifter eller om verksamheten har bytt kontaktuppgifter, mejlar du in dem till vok-avtal@sollentuna.se.

Vid byte av verksamhetschef ska vård- och omsorgskontoret alltid informeras. Informationen och nytt IVO-tillstånd ska mejlas in till vok-avtal@sollentuna.se.

Om verksamheten har en tillfällig verksamhetschef ska även detta meddelas vård- och omsorgskontoret. Den tillfälliga verksamhetschefen ska uppfylla de krav som IVO ställer.

Upprätta genomförandeplan

I enlighet med vad som framgår i förfrågningsunderlaget ska ni som utförare upprätta en genomförandeplan senast 14 dagar efter att insatsen har verkställts. Genomförandeplanen ska alltid upprättat tillsammans med den enskilde och vid behov med dennes företrädare. Genomförandeplanen ska följas upp och revideras vid behov, dock minst två gånger per år.

När en genomförandeplan upprättas eller revideras ska den skickas till ansvarig LSS-handläggare genom verksamhetssystemet Pulsen Combine. 

Inför arkivering av personakter hos utförare

Definition

Personakt – samlad social dokumentation i ärende rörande en person.

• HSL - dokumentation omfattas inte i denna definition.
• Gallring – förstöring av handlingar i enligt fastställda kriterier.
• Rensning – regelbunden förstöring av handlingar som har tillkommit under handläggningen av ett ärende men som inte tillfört ärendet någon uppgift i sak, och som inte bedöms ha något bestående värde när ärendet har färdigbehandlats.

Personakten ska innehålla

En personakt ska innehålla namn, personnummer och andra kontaktuppgifter till den enskilde. En lämplig struktur för en personakt som ska hålla ordnad hos en utförare kan vara att hålla samma handlingar enligt nedan:

• Social dokumentation
• Genomförandeplan

Rensning av personakt

Akten ska vara rensad innan leverans till vård- och omsorgskontoret. En akt ska rensas
från:

• Anteckningar och meddelanden av endast tillfällig betydelse.
• Utkast vilkas betydelse upphört i och med slutlig skrivelse färdigställts.
• Avskrifter och kopior som inte behövs för att man rätt ska kunna förstå akten.
• Trycksaker som inte har någon betydelse för ärendet.
• Plastfickor och gem.

Arkivering av personakt

Följande personakter ska överlämnas till vård- och omsorgskontoret senast två år efter att
sista anteckning gjordes i akten:

• Personer födda dag 5, 15 och 25 varje månad
• Individer som varit placerade på barnboende enligt 9§8 LSS (boende i familjehem eller bostad med särskild service för barn eller ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet) eller som barn har placerats/tagits emot i hem för vård eller boende, stödboende eller sådant hem som avses i 5 kap 7 § SoL (människor med funktionshinder)

Gallring av personakt

Handlingar i personakt som avser personer födda övriga datum än de som omfattas av arkiveringsregler gallras två år efter sista anteckning gjordes i akten. Gallring ska vara avslutad senast kalenderåret efter det att gallringsskyldigheten inträdde (7 kap 3 § tredje stycke SoL).

Hantering av personakt vid byte av utförare

Vid byte av utförare ska original handlingar förvaras hos verksamheten och hanteras enligt ovanstående stycken ”Rensning” ”Arkivering” och ”Gallring”. Kopior av original handlingar lämnas till den nya utföraren som kunden har valt efter inhämtat samtycke från kund/brukare. Utföraren som lämnar över kopior av handlingar ser till att de senaste anteckningarna, aktuell genomförandeplan och dokument som är av särskilt betydelse för den enskildes fortsatta insatser finns med.

Hantering av personakt vid upphörande av verksamhet

Om upphörande av verksamhet innebär att kunden/brukaren byter utförare, ska regler för hantering av personakt vid byte av utförare följas. Om verksamheten går i konkurs ska detta anmälas till Inspektion för vård- och omsorg (IVO). Inspektion för vård- och omsorg ska besluta om vad som ska hända med personakter.

Inför leverans till vård- och omsorgskontoret

Kontakta vård- och omsorgskontoret på e-postadress von@sollentuna.se.